Det fysiske kontoret som en trussel mot ansattes velvære

Siden midten av 40-tallet, har vi sett en gradvis og vedvarende endring i kontorlandskapet i den vestlige verden. Den primære arbeidsstyrken forflyttet seg sakte, men sikkert fra feltet og inn i kontoret, og i dag blir det estimert at rundt 900 000 nordmenn jobber på et kontor. Som et resultat av dette skiftet (som vi ser i hele den vestlige verden), er det mer og mer forskning som ønsker å etablere relasjoner mellom jobbengasjement og ulike forhold på arbeidsplassen. Tradisjonelt sett har fokuset ligget på faktorer relatert til arbeidsoppgavene, ledelsen, eller organisasjonskulturen, men en veldig spennende vinkling er kontorets fysiske påvirkning på jobbengasjement og velvære.

Vi tilbringer en betydelig del av våre liv på arbeidsplassen. Da er det ikke så unaturlig at ting som hvor vi sitter, luften og temperaturen på arbeidsplassen, eller lydnivået spiller en vesentlig rolle i hvordan vi opplever velvære og engasjement i jobben. Moderne kontormiljøer er ofte designet med tanke på effektivitet og kommunikasjon, men dette kan noen ganger gå på bekostning av ansattes velvære. Dette blir særlig forsterket av det svært populære og kost-besparende kontorlandskapet som vi alle er kjent med; åpne kontorlandskap. For å oppnå en sunn og produktiv arbeidsplass i moderne kontorlandskap, bør man derfor være klar over hvilke faktorer som spiller en stor rolle.

Ergonomi og komfort

Ergonomisk design av arbeidsstasjoner er som regel det første man tenker på hvis man skal snakke om den fysiske arbeidsplassen. I de fleste bedrifter er dette tatt hånd om, men man må ikke undervurdere effekten av en god justerbar stol, et skrivebord i riktig høyde, og en skjerm som er plassert i øyehøyde. Dette er enkle justeringer som kan minske risikoen for muskel- og skjelettplager som kan oppstå ved langvarig bruk av datamaskiner, og vil forbedre komforten, redusere fysisk belastning, og øke den ansattes fysiske velvære.

Lydnivå og akustikk

Støy er en ofte oversett faktor som kan påvirke konsentrasjon betydelig. Høye lydnivåer kan føre til kognitiv utmattelse, noe som igjen kan påvirke produktivitet og velvære. Spesielt på kontorer med åpne planløsninger kan dette bli problematisk av flere årsaker. Samtaler av all slags natur vil høres over store deler av landskapet, og kan både resultere i konsentrasjonstap i det korte løp, og utmattelse i det lange løp. Dette er et større problem i mellom-store til store landskap der det som regel er konstant støy, noe som senker terskelen for å snakke eller samarbeide med sidemannen. Støydempende materialer, som akustiske paneler og planter, er både nyttige og enkle verktøy for å redusere støy og skape en mer behagelig lydatmosfære på kontoret.

Lys og ventilasjon

Naturlig lys og god ventilasjon er elementer som vil ha en stor positiv innvirkning på ansattes humør og velvære. Igjen er det åpne landskapet en løsning som forsterker denne effekten da det er mye vanskeligere å kontrollere både luft og temperatur over et større sammenhengende areal. Dårlig lys kan forårsake øyeplager og trøtthet, mens dårlig ventilasjon kan føre til redusert konsentrasjon og økt utmattelse. Å forbedre lys og luft kan være svært vanskelig for bedrifter, da mange rett og slett må jobbe med den hardvaren som er integrert i bygget. Det er derimot noen tiltak som er mulige for de fleste. For luft bør man sørge for god sirkulasjon ved hjelp av vifter eller andre midler, da dette hjelper både mot tett luft og høye temperaturer. For lys bør man holde seg i en lysskala som emulerer naturlig lys. Lys som er varmere eller kaldere enn dette vil ha en svært negativ effekt på de ansatte.

Banana Time

Langvarig monotont arbeid kan være tærende i lengden. Derfor er det viktig at det tilrettelegges for kunne ta pauser i stimulerende og stressfrie miljøer, slik at stress kan reduseres og hjernen kan simuleres på andre måter. «Banana Time» er et begrep som ble popularisert av Donald F. Roy på 50 tallet, og beskriver hvordan fabrikkarbeidere på samlebånd tok flere små, uformelle pauser, der de delte en banan og en sosial stund. Disse pausene var med på å styrke båndet mellom de ansatte, men hadde også en svært positiv effekt på deres velvære og effektivitet. Det kan derfor være lurt å legge til rette for løsninger der flere ansatte kan ta korte pauser på 5-10 minutter der de samler seg og skaper et felles ritual. Dette kan være så enkelt som en kaffemaskin, eller vann-dispenser.

Individuell tilpasning

Det som fungerer for én ansatt, fungerer kanskje ikke for en annen. Personlighet spiller en rolle i hvordan arbeidsmiljøet oppleves. En introvert person kan for eksempel merke større stress i et støyende miljø sammenlignet med en ekstrovert. Tilbud om fleksible arbeidsområder kan hjelpe ansatte til å finne de beste forholdene for deres individuelle behov.

Ved å ta hensyn til de fysiske aspektene ved arbeidsplassen, kan organisasjoner forbedre ansattes subjektive velvære. Dette kan resultere i bedre jobbtilfredshet, økt engasjement, og langvarige fordeler for både ansatte og arbeidsgivere. For å følge opp, kan bedrifter utforske muligheten for å endre kontorlandskapet med tanke på både funksjonalitet og estetikk, samtidig som de holder ansatte helse og velvære i sentrum for sine endringer.

Anbefalinger for bedrifter

Å snu hele arbeidsarealet på hodet er mye lettere sagt enn gjort. Likevel er det små tak man kan gjøre som bedrift som kan ha en reel innvirkning på de ansatte, og gjøre at de både har det bedre og presterer bedre på jobb:

• Etablere soner for fokusarbeid: Stillestasjoner eller avlukkede områder kan gi ansatte muligheten til å jobbe uforstyrret. Det er også en god mulighet for ansatte til å samarbeide på et prosjekt, uten å forstyrre medarbeiderne rundt seg.

• Implementere støyreduserende løsninger: Bruk av lydabsorberende materialer og strategisk plassering av arbeidsstasjoner kan dempe akustiske utfordringer.

• Tilby fleksible arbeidsplasser: Å gi ansatte valgmuligheter mellom ulike typer arbeidsstasjoner kan forbedre trivselen. Dette tiltaket fungerer best i landskap som tilbyr hybride arbeidsløsninger, da det som regel blir flere plasser å velge mellom.

• Gi mulighet for flere korte pauser rundt et samlingssted: Å kunne ta seg flere småpauser er ikke uvanlig, men ved å sette opp en felles arena der de ansatte kan ta pausen sammen og fokusere på et felles interesseområde kan gjøre store ting for moralen på arbeidsplassen.

‍

‍

Referanser:

Abbasi, M., Tokhi, M. O., Falahati, M., Yazdanirad, S., Ghaljahi, M., Etemadinezhad, S., & Jaffari Talaar Poshti, R. (2021). Effect of personality traits on sensitivity, annoyance and loudness perception of low- and high-frequency noise. Journal of low frequency noise, vibration, and active control, 40(2), 643-655. https://doi.org/10.1177/1461348420945818  

Al horr, Y., Arif, M., Katafygiotou, M., Mazroei, A., Kaushik, A., & Elsarrag, E. (2016). Impact of indoor environmental quality on occupant well-being and comfort: A review of the literature. International Journal of Sustainable Built Environment, 5(1), 1-11. https://doi.org/10.1016/j.ijsbe.2016.03.006    

Appel-Meulenbroek, R., Steps, S., Wenmaekers, R., & Arentze, T. (2021). Coping strategies and perceived productivity in open-plan offices with noise problems. Journal of Managerial Psychology, 36(4), 400-414. https://doi.org/10.1108/JMP-09-2019-0526  

Ayoko, O. B., & Ashkanasy, N. M. (2020). The physical environment of office work: Future open plan offices. Australian Journal of Management, 45(3), 488-506. https://doi.org/10.1177/0312896220921913  

Basu, A., Duvall, J., & Kaplan, R. (2019). Attention restoration theory: Exploring the role of soft fascination and mental bandwidth. Environment and Behavior, 51(9-10), 1055-1081. https://doi.org/10.1177/0013916518774400  

Duval, C. L., Veitch, J. A., & Charles, K. (2002). Open-plan office density and environmental satisfaction. Institute for Research in Construction National Research Council Canada, Ottawa.  

Roy, D. F. (1959). "Banana time" — Job satisfaction and informal interaction. Human Organization, 18(4), 158-168. doi:10.17730/humo.18.4.07j88hr5p7wmp833

‍