Hvordan kommer du i gang med pulsundersøkelser?

Har du bestemt deg for å gjøre pulsundersøkelser, men er usikker på hvordan du går i gang? Da er du ikke alene! Vi får ofte henvendelser fra virksomheter som har bestemt seg for å gjøre pulsundersøkelser, men som trenger hjelp til å komme i gang. Dette handler ikke bare om hvor ofte man skal måle, eller hvordan man praktisk gjennomfører. Det kanskje viktigste spørsmålet er hvordan man skal bruke resultatene, og hvilke forventninger som skal legges på organisasjonen. Det følgende innlegget vil gå gjennom disse spørsmålene, slik at du selv kan legge en plan for hvordan dere skal komme i gang.

Velg riktig type måling

Pulsundersøkelser er ikke en definert type undersøkelse. Det finnes mange forskjellige varianter som er veldig ulike. Noen bruker pulsundersøkelser som rene styringsverktøy, mens andre gir full lokal frihet og gjør det til verktøy som kun er av interesse for ledere og deres team. For å velge riktig undersøkelse må du tenke på hva du ønsker å oppnå.

Start med å tenke deg en akse hvor virksomhetsstyring ligger på den ene siden og lokal utvikling på den andre. For at pulsundersøkelsen skal bli en suksess over tid trenger dere å lykkes med begge deler. Hvis ikke, vil enten ledelsen eller medarbeiderne miste interessen. Spørsmålet er imidlertid hvor langt dere skal ligge mot den ene siden. Er det viktig for dere å få styringsinformasjon slik at overordnede ledere og HR vet status jevnlig? Er det viktig å skape oppmerksomhet rundt tematikk som ledelsen er spesielt opptatt av? I så fall er hyppig måling på hele organisasjonen ofte å foretrekke. Er formålet heller å skape handling og utvikling lokalt så bør gjerne frekvensen være lavere, og kanskje også delvis eller helt lokalt initiert. Husk nemlig at teamene skal rekke å ta til seg resultatene og gjøre endringer før de måler på nytt.

‍

‍

For å forenkle utvalget av pulsundersøkelser bruker vi Jolton og Klein (2020) sin inndeling i fire undertyper:

Baselineundersøkelser. Gjøres 1-3 ganger i året på en bred tematikk, men med færre spørsmål. Fungerer som løypemelding, gjerne i perioden mellom lengre medarbeiderundersøkelser.

‍Dypdykkundersøkelser. Gjøres 1-3 ganger i året eller ved behov. Tar for seg spesifikk tematikk og gjøres for å hente inn informasjon organisasjonen trenger, eller for å rette fokus på noe man ønsker at ledere og medarbeidere skal være opptatt av.

Handlingsundersøkelser. Initieres lokalt for å følge opp tiltaksarbeid som er gjort.‍

«Alltid på»-undersøkelser (Employee Listening). Det måles ofte, kanskje daglig eller ukentlig, med roterende spørsmålsbatteri. Du får aldri data på alle medarbeidere i samme tidsrom, men summen av ansatte gir et inntrykk av hvordan totalresultatene ser ut.

De to sistnevnte typene pulsmålinger, handlings- og «alltid på»-undersøkelser, krever høy modenhet av organisasjonen, og høy interesse og innsats fra ledere. Har du høy endringstakt, team som aktivt jobber med kontinuerlig forbedring og mange ledere som legger innsats kan dette fungere. For de este er denne typen undersøkelser i overkant ambisiøst, og ikke stedet man starter.

Baseline- og dypdykkundersøkelser er imidlertid enklere steder å begynne. Dette undersøkelser hvor man kan starte rolig, med én årlig undersøkelse i tillegg til en tradisjonell medarbeiderundersøkelse for så å øke frekvensen. På denne måten kan man bygge modenhet og kompetanse rundt bruk av undersøkelsene og justere frekvensen opp over tid.

For mer informasjon om de ulike typene undersøkelser, med sine fordeler og ulemper anbefaler vi å lese vårt tidligere innlegg «Hva er pulsundersøkelser? En guide for deg som vurderer å begynne å måle hyppigere».

Gjør det praktisk gjennomførbart å måle

De aller fleste har en satt metodikk for hvordan de gjennomfører medarbeiderundersøkelser. Det er mange praktiske og tekniske oppgaver som skal løses, og slike undersøkelser blir dermed større prosjekter. Hvis du skal gjøre pulsundersøkelser kan du ikke bruke like mye tid. Du må etablere en "rigg" som lar deg måle enklere og med mindre tidsbruk.

Organisasjonsdata er et naturlig sted å begynne. Hvis du ikke har god kontroll på organisasjonsdata så skal du ikke måle hyppig. Du kan kanskje måle et par ganger i året, men allerede der vil det å få på plass korrekte data kreve mye av deg. Start derfor med å sørge for at du har god kontroll på oversikten over ansatte, ledere og organisasjonstilhørighet, og at denne jevnlig oppdateres.

Videre må du skaffe et system eller en leverandør som gjør det enkelt å gjennomføre datainnsamlingen, og som gir deg resultatene hurtig. Det er ikke krise om du må vente noen få dager på resultater, men dersom det blir et langt løp med mange uker fra resultatene samles inn til de distribueres så har pulsen mistet nyhetsverdien sin.

Bygg kompetanse i hvordan du skal bruke undersøkelsen

Det mest oversette punktet når pulsundersøkelser implementeres er hvordan resultatene skal brukes. Mange tenker at det å måle hyppigere i seg selv skal skape noen endring, men her må vi skuffe deg. Du vil ikke automatisk få mer verdi ut av undersøkelser ved å måle oftere. Du er nødt til å sette organisasjonen i stand til å bruke resultatene for å lykkes.

De ulike type målingene skal brukes ulikt. Dersom dere igangsetter Employee Listening, så vil resultatene diskuteres i allerede eksisterende fora, som ukentlige teammøter. Med baselineundersøkelser er det ofte en forventing om at det først igangsettes tiltak dersom resultatene er spesielt lave, eller har en negativ utvikling siden forrige måling. Med dypdykkundersøkelser vil det være ulik oppfølging avhengig av tematikken.

Det viktige for å lykkes er å designe en tydelig prosess med forventninger til hvordan resultatene skal brukes, og sørge for at ledere er godt kjent med denne. Hvis du ikke har prosessen på plass, så vent med å igangsette pulsundersøkelsen! Hvis du ruller ut pulsundersøkelser uten en plan for prosess, risikerer du at en undersøkelse som egentlig er god, ikke vil bli vellykket fordi den brukes feil.

Evaluer og juster

Det er en grunn til at det finnes mange ulike former for pulsundersøkelser. Det som fungerer godt i en bedrift, kan være en dårlig idé i en annen. Ettersom pulsundersøkelser er til stede i større deler av året enn en tradisjonell medarbeiderundersøkelse, er man også i større grad avhengig av de matcher arbeidsformen til ledere og medarbeidere. Vær derfor åpen og nysgjerrig på tilbakemeldinger og innspill fra organisasjonen, både før og etter dere går i gang. Vær spesielt oppmerksom på ledernes ønsker og tilbakemeldinger. At lederne faktisk ender opp med å bruke undersøkelsene er kanskje den viktigste suksessfaktoren.

Vær også oppmerksom på at det som fungerte godt på et tidspunkt, kanskje ikke er den riktige løsningen i fremtiden. Mange bedrifter som har brukt pulsmålinger har opplevd at de har vært verdifulle i starten, men over tid fører til slitasje og måletretthet. Dette skyldes ofte at undersøkelsen i for stor grad ivaretar behovet for virksomhetsstyring, og i for liten grad behovet for lokal utvikling. I slike tilfeller må oppfølgingen justeres, slik at førstelinjeledere og medarbeidere i større grad får nyttiggjort seg av resultatene, og se at de får noe igjen for innsatsen de legger ned ved å delta i undersøkelsen.

Kilde: Jeffrey A. Jolton and Cameron Klein, Exploring the Universe of Pulse Surveys and Continuous Listening Opportunities In: Employee Surveys and Sensing. Edited by: William H. Macey and Alexis A. Fink, Oxford University Press (2020). © Society for Industrial and Organizational Psychology.

‍